Desain Laporan pada Zahir Accounting

Zahir Accounting, salah satu software akuntansi terbaik saat ini sebenarnya sudah menyediakan banyak sekali laporan yang sangat informatif; Namun karna karakteristik masing-masing perusahaan berbeda-beda antara perusahaan satu dengan yang lainnya, terkadang perusahaan membutuhkan laporan dengan format yang berbeda dengan yang telah disediakan oleh Zahir Accounting dan ini seringkali membuat pusing orang yang ditugaskan untuk membuat laporan tersebut.

Tentunya pengembang software Zahir Accounting sejak awal telah menyadari bahwa karakteristik setiap perusahaan tidaklah sama sehingga walaupun Zahir Accounting telah menyediakan banyak sekali laporan yang secara umum dapat mewakili kebutuhan informasi perusahaan, Zahir Accounting juga menyediakan fasilitas Desain Laporan agar user bisa lebih leluasa bereksplorasi sendiri dalam mendesain laporan sesuai kebutuhan masing-masing.

Fasilitas Desain Laporan diharapkan bisa membuat user lebih inovatif dalam membuat laporan sesuai dengan tuntutan kebutuhan informasi yang user hadapi. Namun ternyata dengan minimnya pengetahuan user tentang Zahir Accounting, kebanyakan dari mereka justru mengabaikan fasilitas yang sangat bermanfaat ini bahkan banyak pula yang malah membuat kembali laporan secara manual. Hal ini bertolak belakang dengan tujuan penggunaan software yang harusnya membuat pekerjaan menjadi mudah cepat dan otomatis.

Dalam melakukan desain laporan sebenarnya tidak terlalu sulit dan hal yang terpenting dalam hal ini adalah mau mencoba. Namun karna tampilan menu desain sepintas terlihat rumit, kebanyakan orang ‘kalah sebelum bertanding’, padahal prakteknya tidaklah serumit yang dibayangkan. Oleh karena itulah berikut ini akan dijelaskan secara umum mengenai fasilitas Desain Laporan tersebut.

Cara masuk ke menu desain laporan adalah dengan mengklik kanan laporan yang ingin kita desain lalu pilih design.

Berikut ini adalah tampilan menu Desain Laporan

A. Menubar
Menubar adalah wilayah layar atau antarmuka aplikasi dimana drop down menu akan ditampilkan. Tujuan menu bar adalah untuk menyediakan lokasi umum untuk mengakses menu khusus yang menyediakan akses ke fungsi-fungsi tertentu.

B. Toolbar
Toolbar adalah menu yang dilambangkan dalam bentuk icon-icon tertentu yang berfungsi untuk menjalankan perintah untuk mengatur dan mengolah obyek. Toolbar dikelompokkan berdasarkan fungsi yang saling berhubungan dan berdekatan.

C. Object Inspector
Object Inspector merupakan menu yang berisi pengaturan-pengaturan obyek yang sedang ditunjuk.

D. Data Tree
Data Tree merupakan daftar field dari database yang dapat dimasukkan kedalam laporan yang sedang di desain.

E. Report Tree
Report Tree merupakan daftar obyek yang terdapat di laporan yang sedang di desain.

F. Workspase
Workspase merupakan lembar kerja laporan yang sedang di desain.

Tips-tips Dalam Melakukan Desain Laporan
1. Untuk memudahkan kita mendesain laporan sesuai dengan yang kita inginkan, pilih laporan yang isinya paling mendekati dengan laporan yang ingin kita buat sehingga kita cukup mengedit posisinya saja tanpa harus membuat atau mencari data-data yang akan kita masukkan.

2. Untuk menambahkan teks atau gambar atau obyek lainnya dapat langsung disisipkan dengan menggunakan tools yang tersedia di sebelah kiri lembar kerja, klik tools tersebut, arahkan ke lokasi yang ingin kita masukkan, untuk memasukkan datafield klik tanda Fx (Insert Expression), pilih datafield yang ingin dimasukkan hingga muncul rumus datafield di bawahya, klim OK, klik tanda checklist warna hijau yang ada ditampilannya.

3. Lokasi file default laporan zahir accounting adalah di C:\Program Files\Zahir….System Ver. 5.1\Reoprts_Id untuk laporan dalam bahasa indonesia dan Reports untuk laporan dalam bahasa inggris; dikelompokan kedalam folder-folder berdasarkan jenis laporannya. Agar laporan yang sedang kita coba desain tidak merubah laporan yang sudah ada, save as laporan yang sedang kita desain ke lokasi yang sama dengan nama yang berbeda, jadi apabila terdapat kesalahan sewaktu melakukan desain laporan, masih ada laporan aslinya sehingga bisa di desain ulang.

4. Sebelum menyimpan laporan yang kita desain, klik tombol preview terlebih dahulu, pastikan laporan tersebut telah sesuai dengan yang kita inginkan, serta tidak terjadi kesalahan atau error yang berarti sehingga apabila belum sesuai atau muncul error bisa kita undo ke desain kita sebelumnya.

5. Untuk mengganti pengaturan obyek seperti jenis huruf, ukuran, warna, dan sebagainya, pilih obyek yang akan diganti pengaturannya, lalu tentukan pengaturannya pada Object Inspector (kalau tidak ada tampilan Object Inspector di layar bisa dimunculkan dengan mengklik view >> toolbars >> Object Inspector)

6. Tidak semua datafield bisa dimasukkan ke lokasi yang sama, karna masing-masing field ada di masing-masing dataset master datafield yang bersangkutan, misalkan apabila kita sedang mendesain laporan penjualan, maka data yang bisa dimunculkan hanya data-data yang terkait dengan penjualan saja, tidak bisa memunculkan data pembelian, data pemasok, dan sebagainya yang tidak berasal dari penginputan penjualan. Untuk melihat data apa saja yang bisa dimasukkan kedalam laporan yang sedang di desain, dapat dilihat di Data Tree laporan tersebut (kalau tidak ada tampilan Data Tree di layar bisa dimunculkan dengan mengklik view >> toolbars >> Data Tree)

7. Datafield yang ingin ditampilkan hanya bisa dimunculkan kebawah, tidak bisa dimunculkan kesamping. Jika ingin dikelompokkan berdasarkan beberapa kategori, maka dilakukan dengan membuat group header atau group footer, tidak bisa dijadikan sebagai kolom baru.

8. Untuk mengganti setelan regional laporan seperti format desimal, format tanggal dan sebagainya dilakukan dengan mengklik kanan obyek yang bersangkutan, lalu pilih display format; jika tidak ingin menggunakan desimal, format string %2.2n diganti dengan %2.n, untuk format lainnya bisa dipilih sesuai dengan diinginkan.

9. Agar memudahkan dalam menggeser atau merubah ukuran obyek sehingga rapi, untuk menggeser obyek dapat mengunakan CTRL + tanda panah sedangkan untuk merubah ukuran obyek dapat menggunakan Shift + tanda panah.

10. Terakhir, hal yang paling penting dalam melakukan desain laporan yaitu kembali kepada kata mau mencoba. Jika belum paham bagaimana cara membuat rumus fungsi perhitungan datafieldnya, perhatikan rumus fungsi perhitungan yang sudah ada, lalu bandingkan dengan sumber datafield asalnya, bandingkan juga dengan laporan-laporan yang ada lainnya.